河北省煤田二队行政办公室

部门职责、岗位设置及岗位职责

一、部门职能

（一）负责队机关文件、材料及有关单位来文的拟、收、发、存档工作，对普通来文提出批办意见，对重要来文提出拟办意见，送队长阅批；

（二）负责队长办公会、队务会的组织通知工作并做好会议记录；

（三）负责队行政印章、介绍信的管理和使用，经队长批准开具我队一切对外证明；

（四）负责队机关、各科室、各部门的工作协调；

（五）负责上级领导、下级单位、兄弟单位及社会各界客人的接待工作；

（六）负责来信来访的处理及有关材料的归档工作；

（七）负责队事业单位法人证书的年检、变更等手续办理，以及所属单位营业执照的注册、变更、评估、验资、年检等有关手续的办理；

（八）负责编制本部门年度财政费用预算方案，并按规定执行；

（九）负责行政文书档案的管理工作，负责队档案室的管理工作；

（十）负责车辆费用、通信费用、办公费用的节能降耗工作；

（十一）负责办理直接上级临时交办的事项；

（十二）负责本部门涉及质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系的管理工作；

（十三）负责为领导提供有价值的政策信息等参考资料；

（十四）兼管职能

1. 编写我队大事记；

2. 负责公务车的管理及使用；

3. 负责本部门的消防和安全工作；

4. 办理领导临时交办的事项。

二、岗位设置

行政办公室设主任、秘书、文书、信访员、档案员、车辆管理员。

三、岗位职责

（一）行政办公室主任岗位职责

1. 负责办公室的全面工作；

2. 正确向直接下属传达上级精神和批示；

3. 制定和界定直接下级的岗位职责；

4. 制定办公室年度工作目标、工作计划，报直接上级批准后执行；

5. 掌握和执行国家有关方针、政策和法律法规；

6. 负责维护队机关办公秩序，负责协调机关各科室的工作，收集各科室需要研究的问题报队长；

7. 负责上级单位、下级单位和社会各界来我队检查、汇报、业务联系的接待工作，并按规定安排招待；

8. 负责我队事业单位法人证书年检、变更工作，及所属单位营业执照的注册、变更、评估、年检等有关手续的办理；

9. 负责队长办公会、队务会及其他大型行政会议的通知、筹备和组织工作；

10. 负责组织有关行政公文和年度工作总结、工作安排、会议报告、决议、纪要、大事记等文件材料的起草和档案资料存放管理；

11. 负责督促文件的拟、收、发、存及定期归档；

12. 负责文件的批办拟办工作；

13. 负责队长办公会通过的决议、决定、队长的指示的传达，协助领导班子抓好重大行政决议和重要工作部署的贯彻落实，做好督办、催办和信息反馈工作；

14. 深入基层调查研究，及时进行情况反馈，为领导提供决策依据；

15. 负责节假日值班安排、管理及值班记录的处理，提前拟定节假日放假通知及节假日值班名单，报队长批准；

16. 组织做好行政方面的保密工作，负责机要文件和文书档案管理，确保不发生失密、泄密或丢失、损坏现象；

17. 对印章的正确使用负责；

18. 负责信访接待工作；

19. 负责公务车的使用和管理；

20. 代表我队与有关部门联系；

21. 负责本部门涉及质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系的管理工作；

22. 按时完成领导临时交办的其他工作任务。

（二）秘书岗位职责

1. 负责处理办公室日常事务；

2. 负责办公室日常文件的审核、送签、打印、校对、装订、拟发工作；

3. 负责我队综合性文件的草拟工作；

4. 负责协助办公室主任组织和通知队长办公会、队务会，做好会议记录，督促会议决定的落实；

5. 负责审核我队发文稿件，安排打印工作；

6. 负责领导的文书材料起草、打印工作；

7. 负责来文的登记、拟办，在正确筛选后送主管领导阅批；

8. 负责按规定做好印信管理工作；

9. 负责按规定做好业务招待审批、登记工作；

10. 负责为领导提供有关管理、项目、政策、发展等方面的报摘、文件等参考资料；

11. 负责我队平安建设台账登记工作；

12. 负责我队有效文件的管理工作；

13. 负责领导交办的工作，当好领导参谋。

（三）文书岗位职责

1. 负责文件的收文、传阅、转送及归档、立卷和保密工作，文书资料在下年3月底前按规定整理并立卷、移交档案室；

2. 负责队领导及办公室办公用品的领取、分发、保管工作；

3. 负责电话费用报销登记工作；

4. 负责办公室后勤及考勤工作。

（四）档案员岗位职责

1. 负责档案的保管、保密和借阅工作；

2. 负责全队档案归档、登记、编录、管理工作；

3. 负责全队资料、文件、归档的督促工作，每年3月底前将上年的资料，办理交接手续收入档案室管理，做到“防特、防盗、防火、防潮、防虫、防光、防尘”七防；

4. 负责对超过保管期限的档案资料提出存毁意见，按密级及有关规定报批后，会同有关部门和人员对过期档案进行销毁；

5. 负责档案的日常管理，按规定程序审批后办理档案借阅和使用手续；

6. 对全队的文件、资料的立卷、归档工作进行指导、服务和监督；

7. 负责地质报告的归档验收工作，并按规定会同总工办向上级单位及时汇交地质报告及科技成果；

8. 严格执行保密制度；

9. 办理领导临时交办的事项。

（五）信访员岗位职责

1. 负责信访工作，认真学习、遵守《信访工作条例》；

2. 负责来信来访的登记、接待，并按规定安排食宿；

3. 负责建立信访工作台账，向领导汇报重大来信来访事件；

4. 负责协调有关部门处理来信来访；

5. 办理领导临时交办的事项。

（六）车辆管理员岗位职责

1. 负责车辆保养，办理车辆运行所需手续，确保车辆安全；

2. 负责驾驶员管理工作，及时组织驾驶员学习交通法规及有关规定，增强交通安全意识，掌握车辆的使用、维修、安全状况，使车辆经常保持良好状态；

3. 负责协助有关部门组织车辆年审和驾驶员年审工作；

4. 负责协助有关部门对交通事故进行处理，对事故责任进行处罚等事宜；

5. 严格执行车辆管理制度，对外出车辆开具《公务用车派车单》；

6. 办理领导临时交办的事项。